Wdrożenie Simple.ERP w firmie GRAFPOL B.M. Meszkes

Wybór i wdrożenie systemu

Analizując możliwości dalszego dynamicznego rozwoju firmy dostrzeżono potrzebę wdrożenia nowoczesnego systemu informatycznego obejmującego cały zakres działalności przedsiębiorstwa, spełniającego złożone, specyficzne potrzeby firmy w zakresie obsługi podstawowych procesów biznesowych. W firmie funkcjonowało kilka systemów informatycznych obsługujących: sprzedaż, magazyn, księgowość i płace. Sytuacja taka powodowała wiele utrudnień w pracy powodując konieczność wielokrotnego wprowadzania dokumentów oraz brak szybkiego dostępu do informacji warunkującego sprawne zarządzanie. Prace nad wyborem systemu rozpoczęto w 2002 roku i prowadzono je przeszło rok. W tym czasie zapoznano się z wieloma systemami informatycznymi dostępnymi na naszym rynku. Trudność wyboru wynikała z bardzo specyficznego procesu produkcyjnego.

Dziennie w firmie uruchomiane jest około 100 zleceń produkcyjnych, a czas produkcji jest bardzo krótki. Każda drukowana etykieta różni się od innych, co powoduje, że każde zlecenie jest indywidualne i wykonywane raz, a ilość produkowanego asortymentu sięga wielu tysięcy indeksów. Wszystko to stawiało przed systemem informatycznym konieczność maksymalnego uproszczenia procesów, przy zachowaniu możliwości sprawnego śledzenia działań handlowych i produkcyjnych oraz zbierania informacji potrzebnych do analiz ekonomicznych. Ostatecznie wybrany został system informatyczny Simple.ERP wraz z SIMPLE-CRM.
Wdrożenie rozpoczęło się od dokładnej analizy ściśle powiązanych ze sobą procesów handlowego i produkcyjnego. Następnie analizie zostały poddane inne procesy biznesowe związane ze: sprzedażą, zakupami, gospodarką materiałową oraz księgowością i płacami. Wdrożenie rozpoczęło się w maju 2004 roku i objęło obszary systemu: Finanse Księgowość V, Majątek Trwały V, Obrót Towarowy V, Proces Produkcji V, Personel V, Info V oraz CRM.
Próbny rozruch systemu nastąpił w sierpniu, a rzeczywisty we wrześniu 2004 roku. Był to bardzo trudny i pracowity okres. W związku z uruchomieniem systemu w trakcie roku obrachunkowego konieczne było przeniesienie z dotychczas eksploatowanych programów nie tylko danych słownikowych, ale także zapisów księgowych. Dzięki sprawnej współpracy pracowników wdrażających system i pracowników GRAFPOLu sprawnie eliminowane były wszystkie napotkane problemy. Na przełomie listopada i grudnia 2004 roku wdrożenie zostało uzupełnione o dodatkowe elementy produkcyjne i analityczne, które dały pełną funkcjonalność, zapewniającą sprawne śledzenie procesów handlowych i produkcyjnych oraz sporządzanie analiz ekonomicznych, wspierających system zarządzania jakością.

Obsługa procesu handlowego i produkcyjnego

Działalność GRAFPOL wymaga od systemu informatycznego specyficznej obsługi procesu handlowego i produkcyjnego. Handlowiec przyjmując zamówienie od odbiorcy uruchamia zlecenie produkcyjne opatrzone wszelkimi cechami etykiety oraz datą wykonania. W związku z dużą ilością zamówień i zleceń obsługiwanych jednego dnia konieczne jest maksymalne zautomatyzowanie czynności związanych z tworzeniem w systemie nowej wersji etykiety (indeksu towarowego), z wykorzystaniem cech etykiety podobnej oraz technologii produkcyjnej koniecznej do uruchomienia druku. Po wdrożeniu systemu czas potrzebny do zarejestrowania w systemie zamówienia, stworzenia nowej wersji etykiety i technologii produkcyjnej oraz uruchomienia zlecenia produkcyjnego udało skrócić się do kilku minut.
Kolejnym ważnym elementem jest śledzenie przez handlowca przebiegu procesu produkcyjnego zarówno na etapie przygotowania (obróbka graficzna), jak i druku etykiety. Kluczowe informacje dostarczane są z produkcji i przekazywane do zamówienia, dzięki czemu handlowiec może, ze swojego miejsca pracy, udzielić klientowi informacji o przebiegu zlecenia i czasie wykonania bez konieczności kontaktowania się z pracownikami produkcji. Jest to nowa jakość, doskonale poprawiająca obsługę klienta i wizerunek firmy.
Po zakończeniu procesu produkcyjnego zlecenia automatycznie pobierane są do faktur zamykając proces handlowo produkcyjny. Po wystawieniu faktury odpowiednie informacje również kierowane są do zamówienia.
Jednocześnie rozliczne są materiały zużyte do produkcji danej etykiety, co pozwala na określenie rentowności każdego zlecenia.
Osoby zarządzające przedsiębiorstwem mają do dyspozycji szereg zestawień przygotowanych zgodnie z ich wymaganiami, pozwalających na bieżąco śledzić wszystkie podstawowe procesy w firmie od strony finansowej oraz czasowej i wydajnościowej.

Dopasowanie do potrzeb

Jednym z najważniejszych elementów decydujących o wyborze systemu była możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb firmy GRAFPOL. W trakcie wdrożenia przygotowane zostało wiele indywidualnych rozwiązań funkcjonalnych. Do najważniejszych z nich należą:

automatyczne tworzenie kolejnej wersji etykiety (indeksu towarowego) oraz technologii produkcyjnej na etapie rejestracji zamówienia od odbiorcy
zamknięcie pętli informacyjnej, w której podstawowym elementem jest zamówienie od odbiorcy zbierające informacje o przebiegu procesu produkcyjnego i fakturowaniu
automatyczne obliczanie zużycia materiałów na podstawie informacji podanych przez handlowca: technika druku, rodzaj papieru, wykrojnik, ilość i rodzaj kolorów, sposób nawijania, sposób wykończenia etykiety, zamawiana ilość
automatyczne dobierania najczęściej używanego w danej grupie papieru, na podstawie nazwy zwyczajowej używanej przez handlowców (handlowcy posługują się kilkunastoma nazwami, a w procesie produkcji używanych jest kilkaset rodzajów papieru), z możliwością zmiany na etapie uruchomienia produkcji
specyficzny dla branży drukarskiej wydruk zlecenia produkcyjnego z poziomu zamówienia od odbiorcy zestaw funkcji kontrolujących i eliminujących błędy operatora np. kontrola czy dana etykieta "należy" do danego odbiorcy na postawie numeru etykiety i odbiorcy
zestaw funkcji umożliwiających specyficzne wyszukiwanie informacji
obsługa reklamacji zgodna z procedurą systemu zarządzania jakością
zestaw raportów analitycznych i windykacyjnych oraz raportów wymaganych przez system
zarządzania jakością .

Opracowanie tych indywidualnych rozwiązań pozwoliło stworzyć przyjazne narzędzie informatyczne, dokładnie dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa.

Korzyści firmy GRAFPOL z wdrożenia Simple.ERP i SIMPLE-CRM

"Długo wybieraliśmy nowy system informatyczny dla naszego przedsiębiorstwa, ale dokonaliśmy trafnego wyboru stawiając na Simple.ERP i SIMPLE-CRM. Wdrożenie nowoczesnego, zintegrowanego systemu informatycznego obejmującego wszystkie sfery działalności firmy daje duże korzyści i jest wsparciem dla rozwoju firmy. Dzięki zastosowaniu systemu wyeliminowaliśmy szereg niekorzystnych elementów, w tym: kilkukrotne wprowadzanie dokumentów do różnych systemu, brak dokładnej informacji o przebiegu procesów, błędy i pomyłki w przekazywaniu informacji. Ponadto uzyskaliśmy znaczne skrócenie czasu potrzebnego na obsługę podstawowych procesów w przedsiębiorstwie. Wszystkie te elementy w sposób oczywisty przekładają się na obniżenie kosztów prowadzonej działalności. Obecnie mamy pełną kontrolę nad wszystkimi procesami w firmie, a możliwość uzyskiwania dynamicznych zestawień na podstawie rzeczywistych danych pozwala reagować na bieżąco na zjawiska niekorzystne. Nie bez znaczenia jest również pełna kontrola należności, którą mogą prowadzić handlowcy opiekujący się klientem, bez angażowania działu księgowości. Rozwiązanie takie pozwala skutecznie skracać czas spływu należności. To wszystko pozwoliło na znaczne zwiększenie bezpieczeństwa oraz poprawę wizerunku firmy na rynku" - podsumowuje wdrożenie Ryszard Wierzchowski - Dyrektor Finansowy GRAFPOL.