Rozwiązania informatyczne dla drukarni

>> planowanie
>> monitorowanie
>> rozliczanie produkcji w oparciu o tury
>> kody kreskowe
>> prezentacje graficzne
>> obsługa awarii
>> obsługa reklamacji i niezgodności

Opis rozwiązania

Proces handlowy i produkcyjny w branży drukarskiej mają swoją specyfikę, którą trudno obsłużyć standardowymi rozwiązaniami.

Przygotowując nasze rozwiązanie współpracowaliśmy z różnymi rodzajami drukarni, między innymi: drukarnią etykiet oraz drukarnią wydawnictw różnych (gazety, broszury, książki, albumy, plakaty itp.).  W obu przypadkach nasze rozwiązanie wspomaga użytkowników w najtrudniejszych elementach procesu.

Specyfika produkcji drukarskiej powoduje, że nie można wdrażać standardowych rozwiązań. Rozwiązania generowane są na podstawie określonych cech produktu, klienta i odpowiednich algorytmów. Systemowe modele wspomagają użytkowników w najtrudniejszych elementach procesu. Mnogość i powtarzalność etapów procesu handlowego (przyjęcie zamówienia od odbiorcy, tworzenie technologii kalkulacyjnej, wystawienie dokumentów sprzedaży, spedycja) i procesu produkcyjnego (przygotowalnie, druk, nawijanie, pakowanie), sprawia, że bez  prawidłowej analizy obszaru wdrożeniowego nie uniknie się wymuszonego wprowadzania tych samych danych do różnych programów lub rejestrowania ręcznego.

Bardzo dobry poziom użyteczności rozwiązania systemowego usprawniającego cały proces można zobaczyć na przykładzie wdrożeń zrealizowanych w drukarni etykiet.  Te drukarnie charakteryzują się prostą technologią druku i kalkulacją kosztów, a także częściową powtarzalnością produkcji z możliwością wprowadzania korekt i bardzo dużą liczbą zleceń. Jest to produkcja zleceniowa, zatem nie występuje produkcja na magazyn.

Moduł produkcyjny współpracuje z obszarami finansów i księgowości, personelu, środków trwałych, logistyki i kontrolingu spełniając wymogi systemów ERP (zaawansowanego planowania zasobów). System jest bardzo elastyczny i konfigurowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami klientów, duża część elementów składowych i większość słowników jest definiowanych przez samego użytkownika. Naszym celem jest dostarczenie Państwu sytemu skrojonego na miarę Państwa potrzeb, perspektywicznego rozwijającego się wraz z Państwa firmą. Jesteśmy firmą z dużym doświadczeniem, otwartą na Państwa potrzeby i sugestie. Współpracujemy z naszymi klientami długie lata, preferując model biznesu partnerskiego, ku obopólnym korzyściom.

Cechy rozwiązania

Większość drukarni realizuje produkcję zleceniową o indywidualnych cechach poszczególnych zleceń, ale posiadających także elementy wspólne, dające się zunifikować.

Nasze rozwiązanie wspiera zarówno procesy drukarskie o bardziej złożonej technologii i procesie kosztorysowania (druk prasy, albumów, książek, akcydensów, folderów, plakatów i innych materiałów reklamowych), jak i procesy mniej złożone technologicznie, ale o dużej zmienności, różnorodność i ilości zleceń (druk etykiet, opakowań, itp.).

Wdrożony system obejmuje

>>   Obsługa handlowa w układzie ofert wielowariantowych, w tym ofertowanie,

>>   Kalkulacja kosztów (przygotowalni, druku, introligatorni, itp.),

>> Generowanie zamówienia na podstawie zlecenia produkcyjnego wraz z bardzo specyficznymi wydrukami zleceń produkcyjnych i z automatycznym tworzeniem technologii na podstawie cech określonych w produkcie i danych kontrahenta,

>>  Automatyczne tworzenie zapotrzebowania na surowce i zamawianie surowców z uwzględnieniem dostępności papieru w „net”,

>> Planowanie produkcji z uwzględnieniem dostępności zasobów materiałowych, maszynowych i ludzkich oraz innych dowolnie zdefiniowanych cech (np. ważność klienta, wielkość obrotów, terminowość płatności, itp.),

>> Nadzorowanie procesu produkcji (monitorowanie) z wykorzystaniem kodów kreskowych, w     specyficznym układzie oraz uzupełnienia danych zlecenia produkcyjnego - dotyczy to:
- projektowania (przygotowalnia),
- wydania surowca na produkcję,
- przesunięcia surowca między magazynami,
- rozpoczęcia produkcji (wydanie zleceń na produkcje),
- procesu druku wraz z rejestrowaniem faktycznie zużytego surowca oraz automatycznym pobieraniem z maszyny długości druku i generowaniu dokumentu RW,
- przewijania,
- pakowania,
- rejestracji zużytych polimerów,
- rejestrowania zużytych siatek,
- obsługi kosztów zewnętrznych,
- ewidencji produktów gotowych wraz z generowaniem PW,
- ewidencji nadruków,
- graficznej prezentacji przebiegu produkcji (telebimy na halach produkcyjnych),
- przygotowania wysyłki (wydruk etykiet wewnętrznych i kartonowych),
- ewidencji przestojów,
- ewidencji czasu pracy pracowników produkcyjnych,
- automatyczne generowanie faktur na podstawie zamówień i danych ze zlecenia produkcyjnego z uwzględnieniem specyficznych dla tej branży elementów,
- ceny RUNON (druk konkretnej partii) i SETUP (przygotowanie)
- ewidencji opakowań,
Czasami setup jest w całości sprzedawany przy pierwszej transzy nakładu (runon), wtedy nie może być już doliczany do pozostałych transz. Kontrolowanie tego elementu jest często bardzo pracochłonne, a wdrożone rozwiązanie automatycznie eliminuje ten problem.

>> Obsługa spedycji,

>> Pełne rozliczenie zlecenia produkcyjnego ? ERP, kostki OLAP, CRM,

>> Obsługa reklamacji,

>> Obsługa awarii (zgłoszenia awarii przez maszynistę, automatyczne powiadomienia SMS i email).

Czasami setup jest w całości sprzedawany przy pierwszej transzy nakładu (runon), wtedy nie może być już doliczany do pozostałych transz. Kontrolowanie tego elementu jest często bardzo pracochłonne, a wdrożone rozwiązanie automatycznie eliminuje ten problem.

Korzyści z wdrożenia rozwiązania:

·>>  Obniżenie nakładu pracy przy obsłudze procesu handlowego poprzez wsparcie obsługi sporządzania i kalkulacji ofert,

>>     Precyzyjne rozliczanie kosztów produkcji poprzez precyzyjne rejestrowanie operacji i zużycia zasobów oraz automatyzację,

>>     Zmniejszenie kosztów produkcji poprzez efektywne wsparcie procesów planowania i nadzoru nad realizacją procesu produkcji,

>>   Poprawa procesów zarządzania poprzez zapewnienie bezpośredniego dostępu do aktualnych i pełnych informacji o przebiegu procesów realizowanych w drukarni (od zapytania ofertowego po sprzedaż i kontrolę jakości),  

>>  Poprawa terminowości realizacji zleceń poprzez zawansowane planowanie i wyznaczanie dat realizacji,

>>  Wsparcie informacyjne kontroli jakości pracy oraz procesów dodatkowych specyficznych dla drukarni poprzez bieżący nadzór nad jakością w całym procesie biznesowym,

>>       Poprawa efektywności pracy poprzez bieżący nadzór nad przebiegiem procesów,

>>  Redukcji kosztów magazynowych poprzez efektywne planowanie potrzeb materiałowych na dany moment (just in time),

>>    Poprawa efektywności prac służb utrzymania ruchu poprzez automatyzację procesów zgłaszania i obsługi awarii i bieżący nadzór,

>>      Poprawa wizerunku firmy poprzez usprawnienie procesów informacyjnych i opisaną wyżej terminowość,

>>   Znacząca poprawa rentowności i efektywności jako suma wymienionych wyżej korzyści.

 Przykładowy przebieg procesu

Obsługa procesu obiegu zlecenia - etapy

>>   Rejestracja wielowariantowego zapytania handlowego - np. różne rodzaje papieru, wykończenia, czy różna wielkość nakładu,

>>   Przygotowanie kalkulacji kosztów dla wszystkich wariantów zapytania - w trakcie generowania kalkulacji z zapytania handlowego następuje wstępna kalkulacja na podstawie danych historycznych o podobnych zapytaniach,

>>   Przygotowanie i obsługa oferty handlowej na podstawie przeprowadzonych kalkulacji,

>>   Automatyczne generowanie umowy handlowej uwzględniającej wybrany przez klienta wariant zapytania handlowego,

>>   Planowanie wykonania zlecenia z uwzględnieniem dowolnie konfigurowanych elementów,

>>   Tworzenie zapotrzebowania na papier zarówno na etapie zaakceptowanej wersji oferty (z możliwością tworzenia zapotrzebowania na poziomie wcześniejszych etapów -jeżeli istnieje taka potrzeba),

>>   Generowanie zamówienia od odbiorcy i zlecenia produkcyjnego wraz ze specjalizowanymi wydrukami zleceń produkcyjnych,

>>   Nadzorowanie procesu produkcji z wykorzystaniem kodów kreskowych, w specyficznym układzie oraz uzupełnienia danych zlecenia produkcyjnego,

>>   Automatyczne generowanie faktur na podstawie zamówień od odbiorców i danych ze zlecenia produkcyjnego z uwzględnieniem specyficznych elementów:

•     ceny RUNON (druk konkretnej partii) i SETUP (przygotowanie)

•     wystawiane w pierwszej kolejności not sprzedażowych, a dopiero po zapłacie lub upływie określonego czasy faktur VAT z uwzględnieniem ewentualnych zwrotów

>>   Obsługa spedycji wraz z automatyczną komunikacją z firmami spedycyjnymi,
 >>  Pełne rozliczenie zlecenia produkcyjnego z wykorzystaniem raportów systemowych oraz narzędzi Business Intelligence (BI)
 >>  Obsługa reklamacji z rozliczeniem kosztów i rejestracją przyczyn i osób odpowiedzialnych,
 >>  Obsługa awarii i przeglądów maszyn, z automatycznym powiadomieniem o wystąpieniu awarii oraz rejestracją przebiegu i czasu naprawy, zużytych części, materiałów i usług zewnętrznych oraz pracy serwisantów.

Obsługa elementów procesu handlowego:

>>      Rejestracja zapytań handlowych z uwzględnieniem wielowariantowości,

>>      Sporządzenie wstępnej kalkulacji wariantów zapytania na podstawie danych historycznych o podobnych zapytaniach (bez konieczności wsparcia technologów),

>>       Sporządzenie ofert wielowariantowych,

>>       Automatyczne generowanie umowy handlowej na wybrany przez klienta wariant zapytania.

Obsługa handlowa w każdej drukarni wygląda inaczej i wymaga specyficznego podejścia do każdego przedsiębiorstwa. W naszych rozwiązaniach modelujemy ten proces dokładnie z wymaganiami klienta. Poniżej prezentujemy kilka przykładowych elementów w zakresie obsługi sprzedaży, które mogą stać się bazą do zaprojektowania procesu w innej firmie lub stanowić wyłącznie materiał poglądowy możliwości systemu.

Uważamy że:

Profesjonalna diagnoza oczekiwań daje szansę wdrożenia optymalnego rozwiązania, dzięki któremu wszystkie dane przenoszone są pomiędzy etapami procesu, a na kolejnych trzeba jedynie uzupełniać tylko elementy, które nie były wcześniej rejestrowane. Bardzo ważnym elementem jest spływa informacji z całego rozwiązania w jedno miejsce ? obszar zamówień w systemie ERP. W wyniku optymalizacji możliwości synchronizacji informacji handlowiec nadzorujący dany proces ma niezbędną wiedzę o kliencie, zapytaniu handlowym, przebiegu procesu produkcyjnego i logistycznego oraz zafakturowaniu w jednym miejscu systemu.

"Czy ważny jest tylko jeden proces ..?"

Oczywiście że nie:

Dodatkowo rozwiązanie obsługuje inne obszary działalności firmy.

>> Elektorniczna wymiana danych z kontrahentami  - EDI,
>> Kolektory danych - inwentaryzacja, magazyn i inne,
>> Obieg dokumentów - zakupy, plany zakupowe, korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna,
>> Wymiana danych z ZUS, US i bankami,
>> Business Intelligence (analityka biznesowa), OLAP (OnLine Analytical Processing),
>> Inne

Podsumowując:

Posiadamy kompetencje i doświadczenie w sferze dostarczania rozwiazań informatycznych dla drukarni. Mówimy jednym językiem i rozwijamy się wraz z Klientem i jego potrzebami. Obsługujemy od 11 lat firmę GRAFPOL, która jest liderem w produkcji etykiet samoprzylepnych w Polsce i Europie.

Zapraszamy do kontaktu.

Beata Moskal

+48 52 348 79 80
+48 609 585 577
bmo@softeam.pl